Les funcions d’una secretaria de direcció

No cal buscar molt lluny per trobar un perfil professional que ho tingui tot: organització, gestió, redacció i atenció al públic. En definitiva, professionals competents, autèntiques “tot terreny” en la seva àrea; en altres paraules, les secretaries de direcció. Les funcions d’un / a secretari / a de direcció són ben requerides en qualsevol organització empresarial, ja que els professionals que s’ocupen d’aquestes funcions alleugen molt la feina organitzatiu dels alts dirigents. És per això que, en aquest post, et detallem a què es dediquen les secretaries de direcció i quines són les seves principals funcions.

Què fa una secretaria de direcció?

Les funcions d’un / a secretari / a de direcció són molt variades. Es podria dir que és difícil que s’avorreixin en el seu treball, ja que les tasques que exerceixen són sempre diferents. Una de les funcions principals d’un / a secretari / ària és l’organització i gestió de l’agenda del director de la companyia. Per organitzar l’agència, el / la secretari / a de direcció ha d’establir cites, fixar reunions, organitzar viatges … Per fer-ho, sol establir els contactes pertinents amb altres empreses, encarregant-se de la gestió de tot això. Diàriament, el departament de direcció sol rebre correus electrònics i correspondència que necessita ser atesa. En general, el director acostuma a delegar aquestes funcions a la persona que ocupa el lloc de secretari / a de direcció. De la mateixa manera, les trucades dirigides al cap passen primer per un filtre. Aquest filtre és el de el / la secretari / a de direcció, encarregada d’atendre qualsevol trucada, resoldre els dubtes, anotar encàrrecs i passar-li al director, únicament, aquelles trucades realment importants. Hi ha companyies en què, per la seva activitat empresarial, solen organitzar regularment esdeveniments corporatius. La persona que sol liderar l’organització d’aquests esdeveniments és el / la secretari / a de direcció, que diàriament també s’encarrega d’atendre al públic, fer tasques de representació i relacions públiques i, en moltes ocasions, transmetre a la resta de l’equip les ordres directes de direcció. Es tracta de professionals polivalents, que saben administrar molt bé el seu temps, ja que són molt capaços de gestionar múltiples funcions alhora en el seu dia a dia.

Aptituds per ser secretaria de direcció

Encara qualsevol que s’ho proposi pot arribar a ser secretari / a de direcció, hi ha persones que tenen aptituds especials, que el fan més apta per al lloc. Una de les principals qualitats d’un / a secretari / a de direcció és la seva capacitat comunicativa i el seu do de gents. Sense aquesta aptitud, a hores de professionals els seria molt complicat actuar com a relacions públiques o atendre correctament a la clientela; i això suposa més del 50% del seu treball diari. A col·lació amb això, quan les empreses busquen un / a secretari / a de direcció, es decanten per aquelles persones amb iniciativa pròpia, polivalents i flexibles per adaptar-se als canvis. Així mateix, han de ser organitzades, en cas contrari, serien incapaços de mantenir a punt l’agenda de direcció. Aquestes són les aptituds més comunes relacionades amb les funcions d’un / a secretari / a de direcció, però no les úniques. Depenent de l’empresa i del sector empresarial en què treballin, podria requerir un altre tipus d’aptituds.

Què estudiar per ser secretaria de direcció

Tenint en compte totes les tasques que s’encomanen a un / a secretari / a de direcció, es tracta d’un perfil imprescindible per a les empreses que necessiten ajuda amb l’organització, més concretament, perquè altres perfils de la companyia puguin centrar-se en altres funcions . Per a això es poden estudiar un cicles formatius a distància , aquests capaciten l’estudiant per organitzar, gestionar, elaborar i transmetre informació de l’empresa. El cicle dura dos anys; durant aquests, l’alumne també aprendrà a organitzar agendes, programar i crear esdeveniments. En estudiar formació professional a distància també hi ha la possibilitat d’obtenir una doble titulació d’Administració i Finances, encara que això implica cursar-lo durant tres anys. De fet, la professió de secretari / a de direcció està molt relacionada amb el món empresarial, de manera que comptar amb el doble títol serà un complement perfecte per a aquest tipus de formació.

Sortides professionals d’una secretaria de direcció

Ara que coneixes millor les qualitats que ha de tenir d’un / a secretari / a de direcció, et preguntaràs quins són les seves sortides laborals. Al contrari del que molts creuen, no només es dediquen a assistir a la direcció, sinó que també poden exercir de representants de l’entitat per a la qual treballen, ocupar llocs d’atenció al client o gestionar informació o la comunicació interna i externa de la companyia, ja que també estan capacitades com relacions públiques.