Quines són les funcions d’un organitzador d’esdeveniments?

Hi ha vegades en què un sap bé quin pot ser el seu futur professional més prometedor només per les seves habilitats. Si, per exemple, el teu sempre ha estat organitzar aniversaris, menjars o quedades amb companys d’estudis, amics o fins i tot entre els companys de la feina, el teu és ser organitzador d’esdeveniments. I d’això no hi ha cap dubte. Però, quins són realment les funcions d’un organitzador d’esdeveniments més enllà de preparar quedades de tota mena? Et donem totes les claus en aquest article. Segueix llegint, segur que això de ser organitzador d’esdeveniments és el teu!

El que has de saber d’un organitzador d’esdeveniments

Quan escoltes parlar de ‘organitzador d’esdeveniments’, què és el primer que se’t ve a la ment? Organitzar esdeveniments és una professió summament creativa. La persona que es dedica a l’organització d’esdeveniments s’ocupa principalment de planificar, dissenyar i comunicar un esdeveniment de qualsevol índole. I amb esdeveniment ens referim a qualsevol tipus d’activitat a la qual es vagi a congregar un públic considerable: pot tractar-se d’un casament, d’una conferència, un sopar i fins i tot un aniversari.

Les millors funcions d’un organitzador d’esdeveniments

D’un clàssic relacions públiques a un coordinador d’esdeveniments. Així és com ha evolucionat al llarg del temps la figura de l’organitzador d’esdeveniments. I és que l’organitzador no només s’ocupa d’esdeveniments privats, sinó també d’altres d’índole més públic. Però, ¿coneixes quines són les seves funcions més importants més enllà de preparar-los?

Les tasques de l’organitzador d’esdeveniments abasten des l’abans, el durant i el després de l’esdeveniment en qüestió.

El primer que ha de fer el professional és centrar-se bé en la planificació de l’esdeveniment que es vagi a fer. D’aquí que hagi de dissenyar completament l’esdeveniment a realitzar. L’organitzador d’esdeveniments haurà d’escollir tant la localització de l’esdeveniment, com el menjar o càtering que es vagi a servir i la decoració del lloc perquè vagi tot d’acord i es tracti d’un esdeveniment homogeni.

I és que a l’hora de preparar un esdeveniment no tot consisteix a traslladar de la idea a la realitat el que es vulgui fer, sinó que també caldrà tractar amb els proveïdors adequats perquè res falli en el dia ‘D’.

A més, durant la primera fase de l’organització de l’esdeveniment, l’organitzador també abordarà la llista de convidats, els empleats que hi haurà en l’esdeveniment, entre altres qüestions.

Un cop escollit tot l’anterior, la següent fase per l’organitzador de l’esdeveniment consistirà en comunicar aquest esdeveniment. Per a això haurà d’elaborar un pla de comunicació adequat en el qual s’abordi com es publicitarà l’esdeveniment, com s’informarà als assistents al mateix, si hi haurà sponsors de l’esdeveniment i com es contactarà amb ells, etc. Cal no oblidar que un bon organitzador d’esdeveniments també destaca per tenir un perfil molt comunicatiu.

Un esdeveniment és una mica complex, més que res perquè en ell actuen moltíssimes persones: convidats, empleats, patrocinadors, proveïdors … Així que perquè s’organitzi de manera adequada el que cal fer és tenir capacitat de direcció. Així que entre les funcions de l’organitzador d’esdeveniments també es troba la de dirigir. I és que, ho creguis o no, d’una bona direcció de l’esdeveniment depèn que aquest sigui tot un èxit, que és l’objectiu final d’organitzar qualsevol tipus d’activitat.

I qui s’ocupa de la gestió dels recursos disponibles per a l’esdeveniment? Doncs això també és tasca de l’organitzador d’esdeveniments. El professional dels esdeveniments haurà de conèixer al detall quins són els recursos que té disponibles. El primordial d’ells és l’econòmic, ja que si no es controla el pressupost per a l’esdeveniment aquest podria ser tot un fracàs. Però també ha de conèixer i controlar a la perfecció un altre tipus de recursos com els humans, és a dir, els empleats, els tecnològics i els gastronòmics, fonamentalment.

I a part de tot això, l’organitzador d’esdeveniments ha de tenir una faceta supervisora i controladora, ja que ha de controlar al màxim que tot el que s’ha planejat es troba sota control i això és una cosa que ha de fer tant de manera prèvia, a través d’ un check-list de les tasques realitzades, durant el mateix esdeveniment perquè res falli i després de fer autocrítica i valorar com ha anat.

L’acompliment de totes aquestes tasques juntes fa essencial desenvolupar diverses habilitats com la comunicació, la planificació i l’organització. Si ets un apassionat de l’organització d’esdeveniments, no t’ho pensis més, els cicles formatius a distància pot ajudar-te a aconseguir els teus objectius. La formació professional a distància és l’opció perfecta perquè et formis en el que més desitgis des de casa i podent compaginar els estudis amb un altre tipus d’activitats. Així que endavant, lidera el teu futur.