Principals funcions que exerceix un auxiliar administratiu

Un auxiliar administratiu és en qualsevol empresa gairebé tan important com ho són els fonaments en un habitatge. I és que un dels seus comesos principals consisteix a ajudar a mantenir el correcte funcionament de l’oficina. Es podria dir que aquests professionals és molt difícil que s’avorreixin en el seu lloc de treball, ja que realitzen funcions molt diverses. Com segur que vols conèixer una mica més sobre ells, segueix llegint, t’expliquem quines són les principals funcions que exerceix un auxiliar administratiu. Vagis a l’empresa que vagis, segur que t’has trobat amb més d’un auxiliar administratiu. Es tracta d’aquelles persones que es dediquen exclusivament a les tasques d’oficina, ja sigui en una empresa privada o en una de pública.

Què fa un auxiliar administratiu

Les tasques d’un auxiliar administratiu són innombrables, però, aquests professionals s’encarreguen principalment de rebre documents d’altres departaments i tramitar-los, en funció del document que sigui. A més d’això, quan algú truca a l’empresa, si aquesta no té recepcionistes, és més que probable que siguin els auxiliars administratius els que s’encarreguin de rebre aquestes trucades i de passar-les a qui correspongui. A col·lació amb l’anterior, quan hi va gent a l’empresa, ja sigui per adquirir algun bé o servei, és el propi auxiliar administratiu el que ha d’atendre les visites que es reben a l’empresa. A més, s’ocupa d’arxivar documents, de realitzar càlculs elementals, d’informar sobre tot el referent al departament del qual depèn, d’estar al dia de la tramitació d’expedients. Però no només això, ja que moltes vegades un auxiliar administratiu exerceix tasques similars a les d’un assistent de direcció, com són tenir actualitzada l’agenda, tant telefònica com d’adreces, i de reunions. Pel que fa als coneixements que ha de posseir, destaca el dels departaments de les administracions públiques amb què estigui més relacionada la secció de què depengui. Així mateix, tenir coneixement del maneig de maquinària d’oficina, des calculadores fins fotocopiadores, passant per ordinadors personals i els programes informàtics que comporten.

Per què ser auxiliar administratiu

Un cop coneixes les principals funcions d’un auxiliar administratiu, la qüestió és per què he de ser-ho? Principalment, han de ser tasques que t’apassionen, ja que aquesta és, generalment, la base de tota motivació. Però també cal tenir en compte les sortides laborals, es tracta d’un lloc de treball molt demandat. I és que en totes les oficines i en tots els despatxos hi ha la figura de l’auxiliar administratiu. Es tracta d’un professional polivalent encarregat de gestionar les tasques més quotidianes d’una empresa: des de la recepció de trucades fins a la realització de fotocòpies. Les seves funcions han anat evolucionant a mesura que canviava la societat. Per això, és imprescindible que, a dia d’avui, un auxiliar administratiu sàpiga manejar programes informàtics, mentre que abans escrivia a màquina o manualment. Et atrau la idea de dedicar-te a la gestió administrativa? Llavors porta-la a la realitat cursant cicles formatius a distància . Els cicles formatius es caracteritzen per una vocació pràctica i una elevada inserció laboral. En el cas de l’FP en Administració i Gestió, les possibilitats de trobar feina són especialment altes. És important tenir en compte que hi ha dos nivells de FP en aquest àmbit: el grau mitjà i el grau superior. En tots dos casos, les expectatives laborals són bones. Així doncs, la formació professional a distància garanteix una certa flexibilitat segons les necessitats de l’alumne. D’altra banda, cal no oblidar que els cicles de grau superior actuen com a porta d’entrada a les carreres universitàries.

Qualitats d’un auxiliar administratiu

Si ja t’estàs plantejant treballar d’auxiliar administratiu, et comentem algunes de les qualitats que has de reunir per ser un professional excel·lent. Una d’elles és, per exemple, la de mostrar una actitud adequada de cara al públic i per telèfon. Quan es treballa en contacte amb altres persones, cal procurar ser agradable. A més, tampoc convé espantar-se davant l’excés d’informació. És imprescindible que l’auxiliar sigui una persona ordenada i amb capacitat resolutiva. Si et sents a gust treballant en equip seràs, sens dubte, un as. Els professionals de la gestió administrativa no només treballen de cara al públic, sinó que interactuen freqüentment amb els companys. I deu tenir també facilitat per a la redacció i el càlcul. L’auxiliar ha de realitzar operacions matemàtiques sovint. D’altra banda, redacta textos de gèneres diversos cada dia sent també especialment important el maneig de processadors de text (Microsoft Word) i els fulls de càlcul (Microsoft Excel).