Quines funcions realitza un assistent de direcció?

Si alguna vegada has estat en una empresa d’una mida considerable, segur que has pogut veure com el director de la mateixa disposa d’una persona que l’ajuda en els seus quefers diaris. Antigament a aquest tipus de rols se li coneixien com a ‘secretaris’, tot i que actualment, aquesta figura ha evolucionat tant fins a esdevenir un ‘assistent de direcció’.

El creguis o no, darrere de cada CEO reeixit, hi ha un assistent executiu que vigila de prop les decisions que pren el director. Aquest individu poques vegades és el centre d’atenció, però té un paper tan important en l’empresa que els emprenedors prometedors haurien seure i prendre notes.

Així són aquests professionals

L’assistent és una persona que exerceix una gran quantitat de poder com la mà dreta del CEO de l’empresa. És el treball de l’assistent executiu assegurar-se que tot funcioni sense problemes per al CEO. Si les coses comencen a embogir a la rutina diària del CEO, i no poden complir els seus deures, llavors l’assistent executiu serà el responsable.

Un assistent de direcció no només ha de guanyar-se la confiança del CEO, sinó que és el seu treball anticipar l’estat d’ànim i les frustracions del CEO per assegurar-se que les coses no es surtin de control. També han de programar i coordinar les reunions, assegurant-se que tot estigui al seu lloc perquè el CEO pugui fer la seva part sense veure sorprès per alguna dificultat imprevista.

Això significa que un assistent executiu sempre ha d’estar alerta, planificant cada contingència per aconseguir el que el CEO descriu com el resultat desitjat de tal compromís.

Si t’estàs pensant si estudiar una formació professional a distància per poder exercir d’assistent de direcció, estàs en el camí adequat. Et contem quines funcions realitzen aquests professionals!

Suport de primera mà el director

Aquesta és potser la tasca més coneguda de l’assistent de direcció. I és que aquest tipus de professionals s’ocupen, com el seu propi nom indica, de brindar suport administratiu confidencial d’alt nivell al director o CEO de l’empresa.

És per aquest motiu pel que les funcions d’aquests professionals siguin una mica dispars. Generalment se centren en tasques administratives i basades en projectes que té en marxa l’empresa. Hi ha ocasions en què aquestes tasques tenen a veure amb la programació de viatges, l’organització de reunions, el maneig de sol·licituds d’informació, la preparació d’informes i correspondència i l’enllaç amb els membres del consell d’administració, en el cas que es tracti d’una gran empresa. Cal tenir en compte que aquesta posició sovint té informació confidencial i, com a tal, requereix diplomàcia i discreció.

Administrar la càrrega de treball

Els directors o gerents d’empresa sovint tenen horaris molt difícils de compaginar i grans càrregues de treball. Com a tal, és responsabilitat de l’assistent executiu administrar el seu horari i càrrega de treball i assegurar-se preparar-ho tot correctament per a les reunions. Abans de les reunions, l’assistent executiu pot preparar l’agenda de la reunió i proporcionar la informació bàsica necessària al CEO. També és la seva responsabilitat assegurar-se que s’informi al CEO sobre el seu horari diari per assegurar-se que arribi a temps i sàpiga on estar.

Suport administratiu

Un assistent de direcció també dóna suport administratiu a l’oficina del director. Els deures poden ser administratius, basats en projectes, incloent la programació de viatges, l’organització de reunions, el maneig de sol·licituds d’informació, la preparació d’informes i correspondència i l’enllaç amb els membres del consell.

Així mateix, els assistents executius també poden interactuar amb la junta directiva. Les tasques poden incloure programar reunions de la junta, manejar la logística de les reunions de la junta, enviar materials per a la seva revisió abans de les reunions, prendre i distribuir notes i respondre consultes generals dels membres de la junta.

L’assistent també proporciona tasques administratives i administratives generals, com contestar telèfons, enviar faxos, enviar per correu, arxivar i fotocopiar. També se li pot demanar que organitzi la logística per als visitants, coordini trucades de conferència, transcrigui notes i escriviu correspondència.

Què estudiar per ser assistent de direcció

Hi ha poques carreres que preparen professionalment per poder completar les tasques d’assistent de direcció. Generalment, la millor preparació especialitzada per a aquest tipus de llocs laborals es troba en cicles formatius a distància d’Assistència a la Direcció.

Els ocupadors tendeixen a buscar de tres a cinc anys d’experiència donant suport als gerents sènior, sòlides habilitats informàtiques i la capacitat d’escriure 60 paraules per minut, manejar informació confidencial i realitzar múltiples tasques. També es busquen atributs personals com la discreció, un alt nivell de professionalisme, una gran atenció al detall, organització i habilitats de comunicació escrita i verbal.

Tot això és una cosa que s’aprèn en els cicles formatius superiors d’Assistència a la Direcció. A més, podràs fer pràctiques en empreses per anar agafant experiència i una mica de bagatge en aquest món.