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¿Qué hace un Asistente a la Dirección? Funciones principales

funciones de un asistente de dirección

El asistente de dirección es un cargo de gran importancia en una empresa, especialmente en las de mayor tamaño. Por ello, son muchos quienes se animan a estudiar esta profesión, cuya demanda previsiblemente aumentará en los próximos años, en paralelo al crecimiento del número de grandes empresas en nuestro país. Si tú eres una de esas personas, en este artículo te contamos cuáles son las funciones de un asistente de dirección y qué título académico se requiere para trabajar de ello.

¿Qué es un asistente de dirección?

Se puede decir que un asistente de dirección es la mano derecha del máximo responsable de la empresa. Y si es una compañía de gran tamaño, lo será de uno, varios o todos los directivos de dicha empresa. Por ello, este puesto también suele recibir el nombre de ‘asistente de dirección ejecutiva’ o ‘asistente de alta dirección’.

Es decir, se trata de una persona de la máxima confianza para el CEO o los directivos de la compañía, quienes delegan en este profesional determinadas funciones para reducir su carga de trabajo y concentrar sus esfuerzos en las tareas de la máxima responsabilidad, aquellas que solo los cargos directivos pueden desempeñar: reuniones de alto nivel, negociaciones, etc.

La delegación de esas funciones no se explica simplemente por la buena relación entre la dirección y su asistente (lo cual, por otro lado, es siempre deseable), sino más bien por las grandes capacidades de este último. De hecho, todo asistente de dirección debería ser una persona versátil, resolutiva, paciente, predispuesta a enfrentarse a situaciones de crisis, convincente y organizada. Además, a ello hay que sumarle unas buenas capacidades técnicas en materia de nuevas tecnologías y un buen dominio de idiomas. Estos últimos aspectos se pueden alcanzar por medio de la formación específica para este puesto, que veremos más abajo.

Funciones de un asistente de dirección

Para entender mejor qué hace un asistente de dirección, conviene repasar algunas de sus principales funciones:

Organizar y gestionar la agenda

Cuadrar horarios de reuniones, viajes, eventos y otros compromisos es una tarea que comporta tiempo y capacidad organizativa, por ello esto es algo que hace el asistente de dirección ejecutiva.

Organizar y gestionar eventos

El asistente de alta dirección puede supervisar o incluso tomar decisiones acerca de eventos en los que intervengan los directivos de la compañía, especialmente si se realiza en el marco de la propia empresa.

Elaborar informes y presentaciones

En el caso de que los directivos participen en un evento como ponentes o anfitriones, el asistente de dirección puede elaborar este tipo de documentos, bajo la supervisión de la propia cúpula directiva.

Tareas básicas de administración

Aunque el asistente de dirección no se encarga de llevar la contabilidad de la empresa y otras gestiones administrativas, si deberá realizar aquellas tareas administrativas básicas relacionadas con la dirección, como la gestión de los gastos y el presupuesto destinado a ellos, que deberá presentar posteriormente al departamento administrativo correspondiente.

Desarrollar tareas de relaciones públicas

Esta es una tarea que hace el asistente de dirección tanto en instancias internas como externas, en el marco de situaciones tan variadas como: reuniones de empresa con los propios empleados, comunicaciones dentro de la compañía, relaciones con proveedores o socios estratégicos, intermediación con representantes de las instituciones públicas y prensa, etc.

¿Qué hay que estudiar para ser asistente de dirección?

Se puede decir, simplificando mucho, que algunas de las funciones de un asistente de dirección tienen cierta similitud a las del gestor administrativo, pero en una instancia superior: en el entorno de los directivos o incluso junto al CEO de una empresa. Por ello, la preparación que debe tener este empleado debe ser mayor, puesto que también serán mayores las responsabilidades que asumirá y, por tanto, su remuneración.

Esto explica, en buena medida, que la formación específica para este puesto sea un Grado Superior, y no un Grado Medio, como en el caso de los gestores administrativos. A través de Linkia FP podrás matricularte en el Grado Superior de Asistencia de Dirección y podrás estudiar a distancia, recibiendo a la conclusión el correspondiente título de Técnico Superior, oficial y homologado.