Què fa un Assistent a la Direcció? Funcions principals

L’assistent de direcció és un càrrec de gran importància en una empresa, especialment en les més grans. Per això, són molts els qui s’animen a estudiar aquesta professió, la demanda de la qual previsiblement augmentarà en els pròxims anys, en paral·lel al creixement del nombre de grans empreses al nostre país. Si ets una d’aquestes persones, en aquest article t’expliquem quines són les funcions d’un assistent de direcció i quin títol acadèmic es requereix per treballar-hi.

Què és un assistent de direcció?

Es pot dir que un assistent de direcció és la mà dreta del màxim responsable de l’empresa. I si és una companyia de grans dimensions, ho serà d’un, diversos o tots els directius d’aquesta empresa. Per això, aquest lloc també sol rebre el nom d’assistent d’adreça executiva’ o ‘assistent d’alta adreça’.

És a dir, es tracta d’una persona de la màxima confiança per al CEO o els directius de la companyia, qui delega en aquest professional determinades funcions per reduir la seva càrrega de treball i concentrar els seus esforços en les tasques de la màxima responsabilitat, aquelles que només els càrrecs directius poden exercir: reunions d’alt nivell, negociacions, etc.

La delegació d’aquestes funcions no s’explica simplement per la bona relació entre la direcció i el seu assistent (la qual cosa, per altra banda, sempre és desitjable), sinó més aviat per les grans capacitats d’aquest últim. De fet, qualsevol assistent de direcció hauria de ser una persona versàtil, resolutiva, pacient, predisposada a enfrontar-se a situacions de crisi, convincent i organitzada. A més, cal afegir-hi unes bones capacitats tècniques en matèria de noves tecnologies i un bon domini d’idiomes. Aquests darrers aspectes es poden assolir per mitjà de la formació específica per a aquest lloc, que veurem més avall.

Funcions d’un assistent de direcció

Per entendre millor què fa un assistent de direcció, convé repassar algunes de les funcions principals:

Organitzar i gestionar l’agenda

Quadrar horaris de reunions, viatges, esdeveniments i altres compromisos és una tasca que comporta temps i capacitat organitzativa, per això és una cosa que fa l’assistent de direcció executiva.

Organitzar i gestionar esdeveniments

L’assistent d’alta direcció pot supervisar o fins i tot prendre decisions sobre esdeveniments en què intervinguin els directius de la companyia, especialment si es fa en el marc de la mateixa empresa.

Elaborar informes i presentacions

En cas que els directius participin en un esdeveniment com a ponents o amfitrions, l’assistent de direcció pot elaborar aquest tipus de documents, sota la supervisió de la mateixa cúpula directiva.

Tasques bàsiques d’administració

Encara que l’assistent de direcció no s’encarrega de portar la comptabilitat de l’empresa i altres gestions administratives, si haurà d’acomplir aquelles tasques administratives bàsiques relacionades amb la direcció, com ara la gestió de les despeses i el pressupost destinat a aquestes, que haurà de presentar posteriorment al departament administratiu corresponent.

Desenvolupar tasques de relacions públiques

Aquesta és una tasca que fa l’assistent de direcció tant en instàncies internes com externes, en el marc de situacions tan variades com: reunions d’empresa amb els empleats mateixos, comunicacions dins de la companyia, relacions amb proveïdors o socis estratègics, intermediació amb representants de les institucions públiques i premsa, etc.

Què cal estudiar per ser assistent de direcció?

Es pot dir, simplificant molt, que algunes de les funcions d’un assistent de direcció tenen certa similitud a les del gestor administratiu, però en una instància superior: entorn dels directius o fins i tot al costat del CEO d’una empresa. Per això, la preparació que ha de tenir aquest empleat ha de ser més gran, ja que també seran més grans les responsabilitats que assumirà i, per tant, la seva remuneració.

Això explica, en bona part, que la formació específica per a aquest lloc sigui un grau superior, i no un grau mitjà, com en el cas dels gestors administratius. A través de Linkia FP podràs matricular-te al Grau Superior d’Assistència de Direcció i podràs estudiar a distància, rebent a la conclusió el corresponent títol de Tècnic Superior, oficial i homologat.