¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos?

Hay veces en las que uno sabe bien cuál puede ser su futuro profesional más prometedor solo por sus habilidades. Si, por ejemplo, lo tuyo siempre ha sido organizar cumpleaños, comidas o quedadas con compañeros de estudios, amigos o incluso entre los compañeros del trabajo, lo tuyo es ser organizador de eventos. Y de eso no hay ninguna duda. Pero, ¿cuáles son realmente las funciones de un organizador de eventos más allá de preparar quedadas de todo tipo? Te damos todas las claves en este artículo. ¡Sigue leyendo, seguro que lo de ser organizador de eventos es lo tuyo!

Lo que debes saber de un organizador de eventos

Cuando escuchas hablar de ‘organizador de eventos’, ¿qué es lo primero que se te viene a la mente? Organizar eventos es una profesión sumamente creativa. La persona que se dedica a la organización de eventos se ocupa principalmente de planificar, diseñar y comunicar un evento de cualquier índole. Y con evento nos referimos a cualquier tipo de actividad a la que se vaya a congregar a un público considerable: puede tratarse de una boda, de una conferencia, una cena e incluso un cumpleaños.

Las mejores funciones de un organizador de eventos

De un clásico relaciones públicas a un coordinador de eventos. Así es como ha evolucionado a lo largo del tiempo la figura del organizador de eventos. Y es que el organizador no solo se ocupa de eventos privados, sino también de otros de índole más público. Pero, ¿conoces cuáles son sus funciones más importantes más allá de prepararlos?

Las tareas del organizador de eventos abarcan desde el antes, el durante y el después del evento en cuestión.

Lo primero que debe hacer el profesional es centrarse bien en la planificación del evento que se vaya a hacer. De ahí que deba diseñar por completo el evento a realizar. El organizador de eventos tendrá que escoger tanto la localización del evento, como la comida o catering que se vaya a servir y la decoración del lugar para que vaya todo acorde y se trate de un evento homogéneo.

Y es que a la hora de preparar un evento no todo consiste en trasladar de la idea a la realidad lo que se quiera hacer, sino que también habrá que tratar con los proveedores adecuados para que nada falle en el día ‘D’.

Además, durante la primera fase de la organización del evento, el organizador también abordará la lista de invitados, los empleados que habrá en el evento, entre otras cuestiones.

Una vez escogido todo lo anterior, la siguiente fase para el organizador del evento consistirá en comunicar dicho evento. Para ello deberá elaborar un plan de comunicación adecuado en el que se aborde cómo se publicitará el evento, cómo se informará a los asistentes al mismo, si habrá sponsors del evento y cómo se contactará con ellos, etc. No hay que olvidar que un buen organizador de eventos también destaca por tener un perfil muy comunicativo.

Un evento es algo complejo, más que nada porque en él actúan muchísimas personas: invitados, empleados, patrocinadores, proveedores… Así que para que se organice de manera adecuada lo que hay que hacer es tener capacidad de dirección. Así que entre las funciones del organizador de eventos también se encuentra la de dirigir. Y es que, lo creas o no, de una buena dirección del evento depende que éste sea todo un éxito, que es el objetivo final de organizar cualquier tipo de actividad.

¿Y quién se ocupa de la gestión de los recursos disponibles para el evento? Pues eso también es tarea del organizador de eventos. El profesional de los eventos tendrá que conocer al detalle cuáles son los recursos que tiene disponibles. El primordial de ellos es el económico, pues si no se controla el presupuesto para el evento éste podría ser todo un fracaso. Pero también debe conocer y controlar a la perfección otro tipo de recursos como los humanos, esto es, los empleados, los tecnológicos y los gastronómicos, fundamentalmente.

Y aparte de todo eso, el organizador de eventos debe tener una faceta supervisora y controladora, pues tiene que controlar al máximo que todo lo que se ha planeado se encuentra bajo control y esto es algo que debe hacer tanto de manera previa, a través de un check-list de las tareas realizadas, durante el mismo evento para que nada falle y después debe hacer autocrítica y valorar cómo ha ido.

El desempeño de todas esas tareas juntas hace esencial desarrollar varias habilidades como la comunicación, la planificación y la organización. Si eres un apasionado de la organización de eventos, no te lo pienses más, los ciclos formativos a distancia puede ayudarte a conseguir tus metas. La formación profesional a distancia es la opción perfecta para que te formes en lo que más desees desde casa y pudiendo compaginar los estudios con otro tipo de actividades. Así que adelante, lidera tu futuro.