Principales funciones que ejerce un auxiliar administrativo

Un auxiliar administrativo es en cualquier empresa casi tan importante como lo son los cimientos en una vivienda. Y es que uno de sus cometidos principales consiste en ayudar a mantener el correcto funcionamiento de la oficina. Se podría decir que estos profesionales es muy difícil que se aburran en su puesto de trabajo, pues realizan funciones muy diversas. Como seguro que quieres conocer un poco más sobre ellos, sigue leyendo, te contamos cuáles son las principales funciones que ejerce un auxiliar administrativo.

Vayas a la empresa que vayas, seguro que te has encontrado con más de un auxiliar administrativo. Se trata de aquellas personas que se dedican exclusivamente a las tareas de oficina, ya sea en una empresa privada o en una pública.

Qué hace un auxiliar administrativo

Las tareas de un auxiliar administrativo son innumerables, sin embargo, estos profesionales se encargan principalmente de recibir documentos de otros departamentos y tramitarlos, en función del documento que sea.

Además de eso, cuando alguien llama a la empresa, si ésta no tiene recepcionistas, es más que probable que sean los auxiliares administrativos los que se encarguen de recepcionar esas llamadas y de pasarlas a quien corresponda.

A colación con lo anterior, cuando acude gente a la empresa, ya sea para adquirir algún bien o servicio, es el propio auxiliar administrativo el que debe atender las visitas que se reciben en la empresa. Además, se ocupa de archivar documentos, de realizar cálculos elementales, de informar sobre todo lo referente al departamento del que depende, de estar al día de la tramitación de expedientes.

Pero no solo eso, pues muchas veces un auxiliar administrativo desempeña tareas similares a las de un asistente de dirección, como son tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones.

En cuanto a los conocimientos que debe poseer, destaca el de los departamentos de las  Administraciones Públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan.

Por qué ser auxiliar administrativo

Una vez conoces las principales funciones de un auxiliar administrativo, la cuestión es ¿por qué debo serlo? Principalmente, debe tratarse de tareas que te apasionan, ya que esa es, generalmente, la base de toda motivación. Pero también hay que tener en cuenta las salidas laborales, se trata de un puesto de trabajo muy demandado.

Y es que en todas las oficinas y en todos los despachos existe la figura del auxiliar administrativo. Se trata de un profesional polivalente encargado de gestionar las tareas más cotidianas de una empresa: desde la recepción de llamadas hasta la realización de fotocopias. Sus funciones han ido evolucionando a medida que cambiaba la sociedad. Por eso, es imprescindible que, a día de hoy, un auxiliar administrativo sepa manejar programas informáticos, mientras que antes escribía a máquina o manualmente.

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Así pues, la fp a distancia garantiza una cierta flexibilidad según las necesidades del alumno. Por otra parte, no hay que olvidar que los ciclos de grado superior actúan como puerta de entrada a las carreras universitarias.

Cualidades de un auxiliar administrativo

Si ya te estás planteando trabajar de auxiliar administrativo, te comentamos algunas de las cualidades que debes reunir para ser un profesional excelente. Una de ellas es, por ejemplo, la de mostrar una actitud adecuada de cara al público y por teléfono. Cuando se trabaja en contacto con otras personas, hay que procurar ser agradable.

Además, tampoco conviene asustarse ante el exceso de información. Es imprescindible que el auxiliar sea una persona ordenada y con capacidad resolutiva.

Si te sientes a gusto trabajando en equipo serás, sin duda, un as. Los profesionales de la gestión administrativa no solo trabajan de cara al público, sino que interactúan frecuentemente con los compañeros.

Y debe de tener también facilidad para la redacción y el cálculo.  El auxiliar debe realizar operaciones matemáticas a menudo. Por otra parte, redacta textos de géneros diversos cada día siendo también especialmente importante el manejo de procesadores de texto (Microsoft Word) y las hojas de cálculo (Microsoft Excel).