Las funciones de una secretaría de dirección

No hay que buscar muy lejos para encontrar un perfil profesional que lo tenga todo: organización, gestión, redacción y atención al público. En definitiva, profesionales competentes, auténticas “todoterreno” en su área; en otras palabras, las secretarías de dirección. Las funciones de un/a  secretario/a de dirección son bien requeridas en cualquier organización empresarial, ya que los profesionales que se ocupan de estas funciones alivian mucho el trabajo organizativo de los altos dirigentes. Es por ello que, en este post, te detallamos a qué se dedican las secretarías de dirección y cuáles son sus principales funciones.

¿Qué hace una secretaría de dirección?

Las funciones de un/a secretario/a de dirección son muy variadas. Se podría decir que es difícil que se aburran en su trabajo, pues las tareas que desempeñan son siempre distintas.

Una de las funciones principales de un/a secretaria/o es la organización y gestión de la agenda del director de la compañía. Para organizar la agencia, el/la secretario/a de dirección debe establecer citas, fijar reuniones, organizar viajes… Para llevarlo a cabo, suele establecer los contactos pertinentes con otras empresas, encargándose de la gestión de todo esto.

A diario, el departamento de dirección suele recibir correos electrónicos y correspondencia que necesita ser atendida. Por lo general, el director acostumbra a delegar dichas funciones a la persona que ocupa el puesto de secretario/a de dirección.

Del mismo modo, las llamadas dirigidas al jefe pasan primero por un filtro. Ese filtro es el de  el/la secretario/a de dirección, encargada de atender cualquier llamada, resolver las dudas, anotar recados y pasarle al director, únicamente, aquellas llamadas realmente importantes.

Hay compañías en las que, por su actividad empresarial, suelen organizar regularmente eventos corporativos. La persona que suele liderar la organización de esos eventos es el/la secretario/a de dirección, que a diario también se encarga de atender al público, realizar tareas de representación y relaciones públicas y, en muchas ocasiones, transmitir al resto del equipo las órdenes directas de dirección. Se trata de profesionales polivalentes, que saben administrar muy bien su tiempo, pues son muy capaces de gestionar múltiples funciones a la vez en su día a día.

Aptitudes para ser secretaría de dirección

Aunque cualquiera que se lo proponga puede llegar a ser secretario/a de dirección, hay personas que tienen aptitudes especiales, que le hacen más apta para el puesto.

Una de las principales cualidades de un/a secretario/a de dirección es su capacidad comunicativa y su don de gentes. Sin esa aptitud, a estas profesionales les sería muy complicado actuar como relaciones públicas o atender correctamente a la clientela; y esto supone más del 50% de su trabajo diario.

A colación con eso, cuando las empresas buscan un/a  secretario/a de dirección, se decantan por aquellas personas con iniciativa propia, polivalentes y flexibles para adaptarse a los cambios. Asimismo, deben ser organizadas, de lo contrario, serían incapaces de mantener a punto la agenda de dirección.

Estas son las aptitudes más comunes relacionadas con las funciones de un/a secretario/a de dirección, pero no las únicas. Dependiendo de la empresa y del sector empresarial en el que trabajen, podría requerirse otro tipo de aptitudes.

Qué estudiar para ser secretaría de dirección

Teniendo en cuenta todas las tareas que se encomiendan a un/a secretario/a de dirección, se trata de un perfil imprescindible para las empresas que necesiten ayuda con la organización, más concretamente, para que otros perfiles de la compañía puedan centrarse en otras funciones.

Para ello se pueden estudiar un ciclos formativos a distancia, estos capacitan al estudiante para organizar, gestionar, elaborar y transmitir información de la empresa. El ciclo dura dos años; durante estos, el alumno también aprenderá a organizar agendas, programar y crear eventos.

Al estudiar formación profesional a distancia también existe la posibilidad de obtener una doble titulación de Administración y Finanzas, aunque ello implica cursarlo durante tres años.  De hecho, la profesión de secretario/a de dirección está muy relacionada con el mundo empresarial, por lo que contar con el doble título será un complemento perfecto para este tipo de formación.

Salidas profesionales de una secretaría de dirección

Ahora que conoces mejor las cualidades que debe tener de un/a secretario/a de dirección, te preguntarás cuáles son sus salidas laborales. Al contrario de lo que muchos creen, no solo se dedican a asistir a la dirección, sino que también pueden ejercer de representantes de la entidad para la que trabajan, ocupar puestos de atención al cliente o gestionar información o la comunicación interna y externa de la compañía, pues también están capacitadas como relaciones públicas.