8 Consells per a una aconseguir una gestió eficaç de el temps

Quan es tracta de ser més productiu i eficient en la feina, una gestió eficaç de el temps és imprescindible. Fer un ús intel ligent de el temps és una habilitat que tots podem conrear, tot i que en alguns moments ens pugui semblar impossible. Per aconseguir-ho, no només cal planificar les activitats diàries i exercir un control conscient el temps que dediquem a cada tasca, sinó que també hem de tenir clar quines són les nostres metes, prioritats i expectatives.

Com aconseguir una gestió eficaç de el temps?

La base d’una gestió eficaç de el temps és l’organització. Tant estudiant una FP a distància en Linkia FP o estiguis treballant, hi ha uns consells bàsics i imprescindibles que has de seguir per aconseguir una gestió eficaç del teu temps i, per tant, les metes que t’hagis proposat.

1. Crea una llista de tasques diàries

Comença cada dia amb una llista de les tasques que has de realitzar. Un cop comencis a treballar-hi, veu actualitzant la llista i prioritza les tasques pendents de manera adequada. Quan acabis aquestes tasques, táchalas de la llista. Gaudeix de la sensació d’èxit a mesura que vagis traient tasques de la llista. Això et donarà l’impuls adequat per seguir!

2. Prioritza les teves tasques

Escriure una llista de tasques és una cosa, però igual d’important (o fins i tot més) és saber prioritzar. En primer lloc, hauràs de prioritzar les tasques més immediates, el termini venç abans o que requereixen major temps per completar-se. Si una tasca et sembla massa gran, el nostre consell és que la dividides en subtasques per abordar-la millor. Després, pots organitzar les tasques segons la seva importància (és important no descuidar l’important per prioritzar sempre l’urgent), segons la data de venciment o segons qui te les hagi demanat. Hi ha alguns mètodes diferents de priorització que pots aplicar a la teva llista de tasques pendents. Un d’ells és el mètode ABCDE:

• Les tasques A amb les tasques més importants.
• Les tasques B són les menys importants.
• Les tasques C són tasques sense conseqüències; són agradables però no necessàries.
• Les tasques D són tasques de delegació.
• Les tasques E són tasques que podries eliminar.

Trobar el mètode que funcioni per a tu pot ajudar-te a organitzar millor la teva llista ja preparar-te per afrontar correctament el dia.

3. Fes auditories del teu temps setmanalment

Si vols millorar les teves habilitats a l’hora d’administrar el teu temps, la millor manera d’aconseguir-ho és a través d’una auditoria. Cada setmana, registra quant de temps esperes dedicar a un projecte, anotant també el temps que finalment t’ha portat completar les tasques. A final de setmana, tindràs un registre gràcies a el qual podràs comparar el temps real invertit i el temps estimat. Fes servir això per fer ajustos als teus plans perquè aquests siguin cada vegada més realistes. És vital que continuïs revisant els teus resultats setmana a setmana perquè el progrés sigui continuat.

4. Crea agendes de reunions

Algunes reunions són realment productives, però altres podrien haver estat correus electrònics. Per evitar caure en aquest últim error, crea agendes per a qualsevol reunió que estiguis organitzant. Defineix el propòsit de la reunió i comparteix les teves notes amb l’equip abans que comenci. Qualsevol preparació que facis per endavant pot ajudar-te a portar la reunió sense problemes. I si acabes d’hora, tothom t’ho agrairà.

5. No esperis a que la inspiració comenci a funcionar

Treballar quan no estàs inspirat o motivat pot ser difícil. No obstant això, la inspiració només pot arribar amb l’acció. I si no estàs inspirat o motivat, de vegades és preferible començar amb la tasca i, a mesura que avances en ella, segur que la inspiració i la motivació arribaran. Prova diferents estratègies a l’hora d’afrontar les tasques per conèixer cada vegada millor quin és el teu procés per sentir-te més motivat o inspirat.

6. Minimitza les distraccions

Les distraccions són l’enemic de qualsevol que intenti fer una gestió eficaç del seu temps. Et recomanem que trobis formes de bloquejar les distraccions tant com sigui possible: activar el “no molestar” al teu telèfon o ordinador de treball, escoltar la teva música preferida per bloquejar converses sorolloses a l’oficina o desconnectar els teus comptes de les xarxes socials o els correus electrònics.

7. Evita la multitasca

Múltiples estudis han demostrat que la multitasca sobrecàrrega el cervell, i pot acabar exercint un efecte contraproduent. La persones multitasca són més propenses a cometre errors, prenen més temps per completar projectes i es concentren menys. El cervell només pot concentrar-se en una o dues coses alhora. Canviar entre tasques només desorienta el cervell, així que evita-ho sempre que sigui possible.

8. Utilitza aplicacions i eines de gestió de el temps

A més de realitzar un seguiment del teu temps prenent notes a l’agenda (o el suport que sigui de la teva preferència), pots servir-te d’altres aplicacions i eines de gestió de el temps que et ajudin a controlar o organitzar la teva llista de tasques pendents. Les aplicacions com Freedom poden ajudar-te a bloquejar llocs que podrien distreure’t. Mentrestant, les eines d’administració de projectes com Asana, Airtable i Trello poden ajudar-te a organitzar, prioritzar i visualitzar les teves tasques. Fins i tot pots sincronitzar aquestes aplicacions amb la seva solució de seguiment de el temps per millorar la visibilitat de les tasques i realitzar un seguiment de el temps en els projectes. En definitiva, l’organització és la clau per aconseguir optimitzar bé el temps. Esperem que posis en pràctica els nostres consells per aconseguir una gestió eficaç de el temps. Estem segurs que, amb constància, els trauràs un gran profit!