Las principales funciones de un auxiliar contable

La contabilidad es actualmente una de las funciones más importantes para garantizar el buen funcionamiento de las empresas. Por esta razón, las funciones del auxiliar contable están especialmente valoradas y son cada vez más personas las que se animan a cursar estudios relacionados, como es el caso del Grado Superior de Administración y Finanzas a distancia. Como expertos en este tipo de formación, en Linkia FP te contamos todo lo que necesitas saber sobre la figura del auxiliar contable. 

¿Qué es un auxiliar contable? 

Primeramente, los asistentes de contabilidad son profesionales financieros que se encargan de las tareas contables básicas. Por lo general, las funciones de un auxiliar contable incluyen responsabilidades relacionadas tanto con la contabilidad como con la administración, como la preparación de registros financieros, la organización de la oficina y el manejo de efectivo. Además, también pueden trabajar en estrecha colaboración con personas (como secretarios y asistentes de dirección) o formar parte de departamentos de contabilidad en grandes empresas, firmas concretas dedicadas de manera exclusiva a la contabilidad o incluso en instituciones educativas, médicas… 

Al tratarse de un desempeño aplicable y extensible a todo tipo de organizaciones (desde pequeñas hasta grandes empresas de cualquier ámbito o sector), las Salidas Profesionales de la FP en Administración y Finanzas son realmente amplias. En consecuencia, brinda todo tipo de oportunidades para que estas se alineen con tus intereses, ya sea formando parte de un departamento o trabajando de forma autónoma.

En cuanto al horario, los auxiliares de contabilidad suelen trabajar a tiempo completo, aunque los profesionales que desean jornadas de menos horas pueden buscar oportunidades de trabajo a tiempo parcial o con horarios flexibles. Por supuesto, es más probable que los integrantes de un departamento de contabilidad tengan un horario más cerrado, mientras que los autónomos puedan organizarse las horas de trabajo a conveniencia. 

La 5 principales funciones de un auxiliar contable

Para entrar un poco más en detalle, vamos a enumerar cuáles son las principales tareas de las que debe ocuparse un auxiliar contable. No obstante, es necesario matizar que estas podrán variar en función de la empresa, pues el cargo puede implicar tareas verdaderamente variables. Además, si bien la mayor parte del trabajo del asistente de contabilidad abarca tareas de oficina, es posible que algunos asistentes de contabilidad deban ocasionalmente salir de la oficina para asistir a reuniones con clientes.

1. Apoyo al departamento financiero 

La principal responsabilidad de un asistente de cuentas es apoyar al gerente de finanzas con las actividades de contabilidad comercial. Esto incluye recaudar, enviar y pagar facturas, órdenes de compra, conciliar las cuentas de la empresa y perseguir los pagos atrasados.

2. Monitorización de cuentas 

Los auxiliares contables también se encargan de procesar los recibos de la empresa, las facturas de ventas y los pagos de clientes y proveedores. Además, monitorean las cuentas por pagar, dando seguimiento a los saldos pendientes cuando sea necesario.

Controlan, a su vez, los extractos bancarios. 

3. Supervisión de presupuestos 

Junto a la importancia de monitorizar las cuentas se encuentra la supervisión de los presupuestos por parte de la empresa. El auxiliar contable se ocupará de mantener registros financieros exactos que anoten las finanzas entrantes y salientes en el libro mayor. 

4. Preparación de balances 

Anualmente, la empresa debe presentar un balance de pérdidas y ganancias. De esta función se encarga también el auxiliar contable, que crea informes financieros de manera periódica, según los timings establecidos. 

 5. Atención de clientes y tareas administrativas 

Aunque no forma parte de sus tareas principales, el auxiliar de contabilidad también puede 

interactuar con los clientes por teléfono y correo electrónico y realizar otro tipo de tareas 

administrativas como archivo, fotocopiado, redacción de correspondencia y registro de actas de reuniones.

Cualidades y habilidades de un auxiliar contable 

Para desempeñar correctamente las funciones de un auxiliar contable, no es solo necesario contar con determinados conocimientos, medios o avanzados, de contabilidad o el manejo de tecnologías y programas informáticos, sino que también se debe contar con unas características personales determinadas. Te mencionamos algunas de las más importantes:

• Capacidad de concentración: el auxiliar contable debe ser capaz de concentrarse durante largos períodos de tiempo, pues los errores a la hora de hacer cuentas pueden resultar fatales y traducirse en pérdidas importantes.

• Capacidad comunicativa: aunque el cargo es de asistente, probablemente en más de una ocasión deba tratar cuestiones económicas peliagudas con otros compañeros, departamentos, directivos e incluso clientes. Por ello, debe tener dotes comunicativas fluidas y respetuosas, pues la información llega a ser muy delicada.

• Franqueza y valores morales: este puesto de trabajo implica el manejo de información confidencial (datos bancarios, movimientos financieros, etc.), por lo que el profesional debe mostrar un compromiso inquebrantable de respeto hacia todo este tipo de información sensible.

En definitiva, y tras todo lo comentado, la selección de un auxiliar contable no es una decisión baladí. Tanto si eres empleador como si eres auxiliar, recuerda que es muy importante mostrar una actitud transparente. 

Esperamos que te haya resultado útil toda nuestra información sobre las funciones de un auxiliar contable. 🙂