8 Consejos para una conseguir una gestión eficaz del tiempo

Cuando se trata de ser más productivo y eficiente en el trabajo, una gestión eficaz del tiempo es imprescindible. Hacer un uso inteligente del tiempo es una habilidad que todos podemos cultivar, aunque en algunos momentos nos pueda parecer imposible. 

Para conseguirlo, no solo es necesario planificar las actividades diarias y ejercer un control consciente del tiempo que dedicamos a cada tarea, sino que también debemos tener claro cuáles son nuestras metas, prioridades y expectativas. 

¿Cómo conseguir una gestión eficaz del tiempo?  

La base de una gestión eficaz del tiempo es la organización. Ya estés estudiando una

FP a distancia en Linkia FP o estés trabajando, hay unos consejos básicos e imprescindibles que debes seguir para lograr una gestión eficaz de tu tiempo y, por consiguiente, las metas que te hayas propuesto. 

1. Crea una lista de tareas diarias

Empieza cada día con una lista de las tareas que debes realizar.  Una vez empieces a trabajar en ellas, ve actualizando la lista y prioriza las tareas pendientes de manera adecuada. Cuando termines esas tareas, táchalas de la lista. Disfruta de la sensación de logro a medida que vayas quitando tareas de la lista. ¡Eso te dará el impulso adecuado para seguir!

2. Prioriza tus tareas 

Escribir una lista de tareas es una cosa, pero igual de importante (o incluso más) es saber priorizarlas. En primer lugar, deberás priorizar las tareas más inmediatas, cuyo plazo vence antes o que requieren mayor tiempo para completarse. Si una tarea te parece demasiado grande, nuestro consejo es que la dividas en subtareas para abordarla mejor. 

Después, puedes organizar las tareas según su importancia (es importante no descuidar lo importante por priorizar siempre lo urgente), según la fecha de vencimiento o según quién te las haya pedido. 

Hay algunos métodos diferentes de priorización que puedes aplicar a tu lista de tareas pendientes. Uno de ellos es el método ABCDE:

• Las tareas A con las tareas más importantes.
• Las tareas B son las menos importantes.
• Las tareas C son tareas sin consecuencias; son agradables pero no necesarias.
• Las tareas D son tareas de delegación.
• Las tareas E son tareas que podrías eliminar.

Encontrar el método que funcione para ti puede ayudarte a organizar mejor tu lista y a prepararte para afrontar correctamente el día.

3. Haz auditorías de tu tiempo semanalmente 

Si deseas mejorar tus habilidades a la hora de administrar tu tiempo, la mejor manera de conseguirlo es a través de una auditoría. Cada semana, registra cuánto tiempo esperas dedicar a un proyecto, anotando también el tiempo que finalmente te ha llevado completar las tareas. 

A final de semana, tendrás un registro gracias al cual podrás comparar el tiempo real invertido y el tiempo estimado. Usa esto para hacer ajustes a tus planes para que estos sean cada vez más realistas. Es vital que continúes revisando tus resultados semana a semana para que el progreso sea continuado. 

4. Crea agendas de reuniones 

Algunas reuniones son realmente productivas, pero otras podrían haber sido correos electrónicos. Para evitar caer en este último error, crea agendas para cualquier reunión que estés organizando. 

Define el propósito de la reunión y comparte tus notas con el equipo antes de que comience. Cualquier preparación que hagas de antemano puede ayudarte a llevar la reunión sin problemas. Y si terminas temprano, todo el mundo te lo agradecerá. 

 5. No esperes a que la inspiración comience a funcionar 

Trabajar cuando no estás inspirado o motivado puede ser difícil. Sin embargo, la inspiración solo puede llegar con la acción. Y si no estás inspirado o motivado, a veces es preferible comenzar con la tarea y, a medida que avanzas en ella, seguro que la inspiración y la motivación llegarán. Prueba distintas estrategias a la hora de afrontar las tareas para conocer cada vez mejor cuál es tu proceso para sentirte más motivado o inspirado.

 6. Minimiza las distracciones

Las distracciones son el enemigo de cualquiera que intente hacer una gestión eficaz de su tiempo. Te recomendamos que encuentres formas de bloquear las distracciones tanto como sea posible: activar el «no molestar» en tu teléfono u ordenador de trabajo, escuchar tu música favorita para bloquear conversaciones ruidosas en la oficina o desconectar tus cuentas de las redes sociales o los correos electrónicos. 

7. Evita la multitarea 

Múltiples estudios han demostrado que la multitarea sobrecarga el cerebro, y puede terminar ejerciendo un efecto contraproducente. La personas multitarea son más propensas a cometer errores, toman más tiempo para completar proyectos y se concentran menos. El cerebro solo puede concentrarse en una o dos cosas a la vez. Cambiar entre tareas solo desorienta el cerebro, así que evítalo siempre que sea posible.

 8. Utiliza aplicaciones y herramientas de gestión del tiempo 

Además de realizar un seguimiento de tu tiempo tomando notas en la agenda (o el soporte que sea de tu preferencia), puedes servirte de otras aplicaciones y herramientas de gestión del tiempo que te ayuden a controlar u organizar tu lista de tareas pendientes. 

Las aplicaciones como Freedom pueden ayudarte a bloquear sitios que podrían distraerte. Mientras tanto, las herramientas de administración de proyectos como Asana, Airtable y Trello pueden ayudarte a organizar, priorizar y visualizar tus tareas. Incluso puedes sincronizar estas aplicaciones con su solución de seguimiento del tiempo para mejorar la visibilidad de las tareas y realizar un seguimiento del tiempo en los proyectos.

En definitiva, la organización es la clave para conseguir optimizar bien el tiempo. Esperamos que pongas en práctica nuestros consejos para lograr una gestión eficaz del tiempo. ¡Estamos seguros de que, con constancia, les sacarás un gran provecho!