¿Qué funciones realiza un asistente de dirección?

Si alguna vez has estado en una empresa de un tamaño considerable, seguro que has podido ver cómo el director de la misma dispone de una persona que le ayuda en sus quehaceres diarios. Antiguamente a este tipo de roles se le conocían como ‘secretarios’, aunque en la actualidad, esa figura ha evolucionado tanto hasta convertirse en un ‘asistente de dirección’.

Lo creas o no, detrás de cada CEO exitoso, hay un asistente ejecutivo que vigila de cerca las decisiones que toma el director. Este individuo rara vez es el centro de atención, pero desempeña un papel tan importante en la empresa que los emprendedores prometedores deberían sentarse y tomar notas.

Así son estos profesionales

El asistente es una persona que ejerce una gran cantidad de poder como la mano derecha del CEO de la empresa. Es el trabajo del asistente ejecutivo asegurarse de que todo funcione sin problemas para el CEO.  Si las cosas comienzan a enloquecer en la rutina diaria del CEO, y no pueden cumplir con sus deberes, entonces el asistente ejecutivo será el responsable.

Un asistente de dirección no solo debe ganarse la confianza del CEO, sino que es su trabajo anticipar el estado de ánimo y las frustraciones del CEO para asegurarse de que las cosas no se salgan de control. También deben programar y coordinar las reuniones, asegurándose de que todo esté en su lugar para que el CEO pueda hacer su parte sin verse sorprendido por alguna dificultad imprevista.

Esto significa que un asistente ejecutivo siempre debe estar alerta, planificando cada contingencia para lograr lo que el CEO describe como el resultado deseado de tal compromiso.

Si te estás pensando si estudiar una formación profesional a distancia para poder ejercer de asistente de dirección, estás en el camino adecuado. ¡Te contamos qué funciones realizan estos profesionales!

Apoyo de primera mano al director

Ésta es tal vez la tarea más conocida del asistente de dirección. Y es que este tipo de profesionales se ocupan, como su propio nombre indica, de brindar apoyo administrativo confidencial de alto nivel al director o CEO de la empresa.

Es por ese motivo por lo que las funciones de estos profesionales sean algo dispares. Generalmente se centran en tareas administrativas y basadas ​​en proyectos que tiene en marcha la empresa. Hay ocasiones en las que estas tareas tienen que ver con la programación de viajes, la organización de reuniones, el manejo de solicitudes de información, la preparación de informes y correspondencia y el enlace con los miembros del consejo de administración, en el caso de que se trate de una gran empresa. Hay que tener en cuenta que esta posición a menudo tiene información confidencial y, como tal, requiere diplomacia y discreción.

Administrar la carga de trabajo

Los directores o gerentes de empresa a menudo  tienen horarios muy difíciles de compaginar y grandes cargas de trabajo. Como tal, es responsabilidad del asistente ejecutivo administrar su horario y carga de trabajo y asegurarse de prepararlo todo correctamente para las reuniones. Antes de las reuniones, el asistente ejecutivo puede preparar la agenda de la reunión y proporcionar la información básica necesaria al CEO. También es su responsabilidad asegurarse de que se informe al CEO sobre su horario diario para asegurarse de que llegue a tiempo y sepa dónde estar.

Apoyo administrativo

Un asistente de dirección también brinda apoyo administrativo a la oficina del director. Los deberes pueden ser administrativos, basados ​​en proyectos, incluyendo la programación de viajes, la organización de reuniones, el manejo de solicitudes de información, la preparación de informes y correspondencia y el enlace con los miembros del consejo.

Asimismo, los asistentes ejecutivos también pueden interactuar con la junta directiva. Las tareas pueden incluir programar reuniones de la junta, manejar la logística de las reuniones de la junta, enviar materiales para su revisión antes de las reuniones, tomar y distribuir notas y responder consultas generales de los miembros de la junta.

El asistente también proporciona tareas administrativas y administrativas generales, como contestar teléfonos, enviar faxes, enviar por correo, archivar y fotocopiar. También se le puede solicitar que organice la logística para los visitantes, coordine llamadas de conferencia, transcriba notas y escriba correspondencia.

Qué estudiar para ser asistente de dirección

Hay pocas carreras que preparan profesionalmente para poder completar las tareas de asistente de dirección. Generalmente, la mejor preparación especializada para este tipo de puestos laborales se encuentra en ciclos formativos a distancia de Asistencia a la Dirección.

Los empleadores tienden a buscar de tres a cinco años de experiencia apoyando a los gerentes senior, sólidas habilidades informáticas y la capacidad de escribir 60 palabras por minuto, manejar información confidencial y realizar múltiples tareas. También se buscan atributos personales como la discreción, un alto nivel de profesionalismo, una gran atención al detalle, organización y habilidades de comunicación escrita y verbal.

Todo eso es algo que se aprende en los ciclos formativos superiores de Asistencia a la Dirección. Además, podrás hacer prácticas en empresas para ir cogiendo experiencia y algo de bagaje en este mundillo.